A metodologia de Gestão por Resultados na sede da Conferência Nacional dos Bispos do Brasil (CNBB) completou um ano no mês de setembro deste ano e o marco recente desta conquista foi a transição de um “Painel de Controle – Dashboard” – feito em uma planilha Excel para a utilização de uma plataforma de gestão estratégica chamada “Plany” – consolidada no último trimestre. O mesmo caminho também está sendo trilhado na Edições CNBB.
O modelo de gestão está sendo implementado a pedido da atual presidência da CNBB que vem buscando, desde o início de sua gestão, consolidar em todos os níveis da organização processos que primam pela lisura e transparência, cuidado com os dados e informações e o rigor na observância do que prescrevem as leis.
A conquista foi celebrada na última reunião de Avaliação Gerencial Mensal (AGM), realizada dia 21 passado, pelos coordenadores dos departamentos de Contabilidade, Financeiro, Tecnologia da Informação, Recursos Humanos, Patrimônio, Social, Governança, Comunicação, Secretaria Técnica, Arquivo da Presidência, Manutenção e Compras e pelos coordenadores do processo, o subsecretário-adjunto geral da CNBB, padre Patriky Samuel Batista, o ecônomo da entidade, monsenhor Nereudo Freire Henrique, e o consultor de gestão de processos na CNBB, José Bezerra Luna.
Esses marcos podem ser observados também nos resultados que cada departamento vem apresentando nas AGMs. Um exemplo é o do Departamento de Patrimônio da CNBB, coordenado por Jhony Jesus Sales Grota. Participando do processo desde o início, ele aponta como avanço em sua área de atuação a consolidação do “Levantamento do Inventário da Unidade da Sede”.
“Eu sei dizer exatamente quantos computadores e quantos aparelhos de ar-condicionado existem na sede. Hoje temos um ativo imobilizado registrado e integrado com a contabilidade por meio do Sistema Integrado de Gestão Empresarial (SIGAM). O mesmo sistema será implementado em todos os regionais da CNBB”, reforçou.
Outra frente de trabalho que avançou no departamento foi a “Gestão dos Contratos de Locação” com o desenvolvimento de uma reestruturação de contratos, aprimoramento dos registros de locação, melhor manutenção dos imóveis e a atualização da documentação patrimonial.
Metodologia de Gestão por Resultados
A metodologia parte da premissa de que só se pode gerenciar o que se pode medir. Neste sentido, a cada trimestre os departamentos elencam uma média de quatro Objetivos Estratégicos para os quais elabora os resultados esperados e os indicadores-chave de desempenho, identificados pela sigla KPI que em inglês significa “Key Performance Indicator”, termômetros que vão ajudar a medir se uma ação foi realizada e obteve êxito.
Esses KPIs são checados mensalmente por todos os departamentos, com a supervisão dos gestores da CNBB, nas reuniões chamadas Avaliação Gerencial Mensal. Após cada trimestre elabora-se novos objetivos a serem perseguidos.
“O objetivo desta reunião é que os coordenadores de cada departamento apresentem o seu painel de indicadores, objetivos, o que atingiu, o que não e por que não atingiu e o que vai ser feito em termos de desempenho para corrigir os rumos”, apontou o consultor de gestão de processos na CNBB, José Bezerra Luna.
Ele explica que o modelo de gestão por resultados vem sendo aplicado gradualmente na CNBB até ser incorporado em todos os departamentos. “Nesta nova fase, iniciada no 3º trimestre de 2022, nós substituímos o ‘dashboard – painel de controle’ que vinha sendo feito através de planilhas Excel por uma ferramenta web especializada em gestão por resultados denominada Plany. Fizemos também ajustes no modelo para deixá-lo ainda mais claro no tocante aos objetivos a serem alcançados e aos resultados-chave esperados em cada setor”, disse.
Com a implantação do modelo de gestão, Luna aponta os resultados gerais alcançados até o momento: “desafios e problemas dos setores sendo resolvidos de forma consistente; objetivos compartilhados entre os setores resultando numa maior integração e corresponsabilidade; melhor alinhamento entre os gestores e as equipes; mais autonomia e resolubilidade dos colaboradores; melhor clima organizacional”.
O ecônomo da CNBB, monsenhor Nereudo Freire Henrique, aponta como conquista do processo a percepção da importância da necessidade do planejamento de cada setor da Conferência que ao projetar as metas para celeridade dos processos e redução dos custos de forma racionalizada produz um ganho em termos de economia para a entidade.
Outro ponto que o ecônomo da CNBB percebe como avanço é a participação e a integração de colaboradores de diferentes setores. Ele aponta como exemplo a integração do trabalho do Departamento Social da CNBB – que, entre outras coisas, faz a gestão do Fundo Nacional de Solidariedade e dos projetos juntos aos empobrecidos em todo país – com áreas internas da organização como as áreas financeira, comunicação, contabilidade e tecnologia da informação.
“O colaborador entende que ele não está fazendo algo apenas para si e seu setor, mas está gerando algo para toda conferência. A metodologia faz com que todos se sintam participantes e construtores e gera frutos da e para a conferência dos quais todos se sentem responsáveis. São resultados extremante importantes”, disse.
Procedimento Operacional Padrão
A coordenadora da Secretária Técnica e Protocolo da CNBB, Andreia Teixeira Borges, passou a integrar a metodologia de gestão por resultados no último trimestre. “Gostei muito que a metodologia funciona tanto para apresentar resultados para todo mundo na AGM quanto para dentro da própria secretaria para sabermos o passo a passo da realização das nossas metas”, disse.
Um dos objetivos estratégicos da Secretaria Técnica foi o planejamento do suporte da área para a organização da etapa presencial da 59ª Assembleia Geral da CNBB, cuidando de todo processo antes, durante e depois de sua realização. Andreia destaca como um dos avanços a elaboração do Procedimento Operacional Padrão (POP) da Assembleia, uma espécie de documento que detalha o que deve ser feito em cada etapa do processo.
A coordenadora da secretária técnica considera excelente a metodologia de gestão por resultados com destaque ao processo de “feedback” realizado nas reuniões mensais da AGM que permite que cada setor exponha suas dificuldades e avanços e obtenha dos coordenadores as diretrizes para correção dos rumos e da rota. “O feedback da chefia é muito importante para colaborar com a orientação das ações que vamos implementar”, disse.
O coordenador do departamento Financeiro, Adriano Tomaz, afirma que a metodologia de trabalho por metas ajudou a área financeira a focar mais na busca por resultados e em melhorias na transparência no setor.
Ele também afirma que a gestão por resultados colaborou para que o departamento aprimorasse e otimizasse as rotinas de seu departamento. “Por exemplo, as rotinas financeiras que fazíamos manualmente no sistema e-banco até então serão feitas eletronicamente a partir de outubro”, comemora.
Fonte: CNBB
